Rastreator es la plataforma líder en España en la comparación de seguros, productos financieros, energía y telecomunicaciones.

Para este caso de éxito, contamos con el testimonio de Joaquín Corredoyra, Head of Finance and Products en Rastreator, quien lidera la implementación estratégica de soluciones tecnológicas en la vertical de bróker hipotecario de la compañía.

El desafío

‍

Antes de la alianza con Permisso, el proceso de gestión documental en el área hipotecaria se enfrentaba a una alta carga de manualidad y múltiples puntos de fricción. Los asesores financieros debían dedicar gran parte de su tiempo, un recurso escaso y valioso, a tareas administrativas como clasificar documentos, validar su autenticidad y convertir formatos (como pasar de PDF a JPG). Este flujo dependía de que los clientes enviaran documentación por correo electrónico para ser procesada manualmente, lo que generaba una curva de aprendizaje amplia para los nuevos perfiles y retrasaba el inicio de la operación comercial.

‍

La solución

‍

Rastreator ha integrado distintas capacidades de Permisso en su proceso hipotecario para anticipar la recogida de documentación, reducir la carga operativa y ofrecer al cliente una experiencia más sencilla. La información llega antes, se valida con mayor rapidez y los datos relevantes se incorporan automáticamente al flujo de trabajo, evitando revisiones y volcados manuales.

Rastreator utiliza Documentation Area para que el cliente pueda aportar su documentación de forma proactiva, incluso antes del primer contacto telefónico. Esto permite iniciar la conversación con un expediente más completo, reducir intercambios posteriores y agilizar los siguientes pasos del proceso. Este portal integra las siguientes herramientas clave:

‍

• Open Admin
  A través de Open Admin, el cliente puede autorizar la obtención directa de documentos como la vida laboral o la declaración de la renta, sin tener que buscarlos en distintos portales públicos. Rastreator recibe la información desde la fuente y los datos relevantes se extraen automáticamente, reduciendo tiempos y tareas administrativas.

‍

• Docs AI
  Docs AI permite procesar la documentación aportada por el cliente, incluso cuando se envía mediante fotografías o escaneos de baja calidad. La solución identifica y recupera una versión legible del documento, extrae la información necesaria y reduce las incidencias derivadas de documentación incompleta o difícil de revisar.

‍

• Payslip AI
  Payslip AI verifica las nóminas, estructura la información relevante y la entrega en datos. De esta forma, Rastreator elimina gran parte del trabajo manual asociado a la revisión y transcripción de datos, minimiza errores y acelera la preparación del expediente.

‍

Beneficios / Resultados

‍

La implantación de Permisso ha permitido a Rastreator mejorar la recogida, validación y procesamiento de la documentación dentro de su proceso hipotecario. El impacto no se limita a que los clientes entreguen antes la información, sino también a que esta llegue más ordenada, sea más sencilla de revisar y esté preparada para avanzar en el expediente.

Esto ha reducido la dependencia de tareas manuales como solicitar documentación de forma recurrente, revisar archivos uno a uno o localizar datos concretos dentro de cada documento. Como resultado, el equipo puede dedicar menos tiempo a tareas administrativas y centrarse en actividades de mayor valor, como el seguimiento de las operaciones, el asesoramiento al cliente y la gestión comercial.

Los principales resultados obtenidos son:

‍

• Alta adopción por parte de los clientes
  El 70 % de los clientes ya cuenta con una cuenta creada en Permisso. Este nivel de adopción demuestra que la solución se ha integrado de forma natural en el proceso de Rastreator y que los clientes pueden avanzar en la entrega de información a través de un entorno sencillo y centralizado.

‍

• Mayor autonomía en la entrega de documentación
  Permisso permite que Rastreator disponga de expedientes más avanzados incluso antes del primer contacto telefónico, reduciendo intercambios posteriores y evitando que el proceso dependa exclusivamente del seguimiento del equipo. Además, Rastreator continúa impulsando internamente el uso del portal para que cada vez más asesores lo incorporen de forma habitual en la relación con el cliente.

‍

• Reducción del tiempo de recogida documental
  Rastreator ha reducido 1 día el tiempo necesario para recopilar toda la documentación del cliente. Esta mejora permite disponer antes de un expediente completo, iniciar la revisión con mayor rapidez y detectar posibles incidencias en fases más tempranas del proceso.

‍

• Menor carga de trabajo manual
  La extracción automática de datos de documentos como nóminas, vidas laborales o declaraciones de la renta evita que el equipo tenga que localizar y comprobar manualmente cada dato relevante. Además de liberar capacidad operativa, este proceso reduce errores y facilita una revisión más rápida y consistente de la información.

‍

• Documentación más preparada para su procesamiento
  Permisso permite a Rastreator enviar a los bancos los archivos originales, legibles y preparados para su revisión, eliminando los problemas derivados de fotografías de baja calidad, escaneos defectuosos o documentos difíciles de interpretar. Esto reduce incidencias, evita nuevas solicitudes al cliente y agiliza el avance del expediente.

‍

• Más capacidad para tareas estratégicas y comerciales
  Al reducir el tiempo destinado a la gestión documental, los equipos pueden centrarse en aquellas actividades donde su intervención aporta más valor: acompañar al cliente, resolver incidencias, hacer seguimiento de las operaciones y mejorar la conversión del proceso.

‍

‍

Necesitábamos un partner potente que nos permitiera liberar capacidad de estos equipos para que pudieran orientarse a tareas más estratégicas y comerciales

Joaquín Corredoyra Head of Finance en Rastreator

‍

‍

En conjunto, Permisso ha permitido a Rastreator transformar la documentación de una tarea principalmente administrativa en un proceso más ágil y automatizado. El cliente necesita realizar menos gestiones, mientras que el equipo recibe información de mayor calidad y puede avanzar con mayor rapidez en cada expediente.

‍

Próximos pasos

‍

Rastreator continúa ampliando el alcance de Permisso para avanzar hacia un proceso hipotecario más automatizado y reducir aún más la carga operativa del equipo.

‍

El primer paso será completar la integración con su CRM para incorporar de forma automática los datos estructurados generados por Permisso. Esto permitirá eliminar el volcado manual de información, reducir posibles errores de transcripción y facilitar que los expedientes avancen con datos completos y consistentes.

‍

Además, Rastreator está explorando la automatización de la obtención de los informes CIRBE. Al tratarse de una documentación solicitada habitualmente por algunas entidades bancarias durante el análisis hipotecario, disponer de ella desde el inicio permitiría anticipar requisitos, evitar nuevas gestiones con el cliente y enviar a los bancos expedientes más completos desde las primeras fases del proceso.